Herramientas del “case management”
Jorge Enrique Beade – Luis Eduardo Sprovieri

I.- Introducción
Los cambios de paradigmas en la gestión judicial, encaminados a considerar al “juez administrador” y no sólo “director” del proceso, no debe limitarse sólo a “tecnificar” el sistema existente, sino a corregir sus falencias. 
El poder del juez en la sentencia, dependerá del uso de facultades  que hiciere en la audiencia preliminar como director  del proceso y administrador de los recursos que le confiaron a tal fin. Como “juez administrador”, habrá de tener muy en cuenta el dispendio de actividad jurisdiccional (horas hombres de trabajo de personal judicial, gasto de material, etc.), que puede irrogar la producción de prueba superflua. Salvando las distancias, involucrar al órgano jurisdiccional sería como llamar a un servicio de emergencias.  Así como los recursos públicos no pueden dilapidarse  movilizando  inútilmente ambulancias, autobombas o patrulleros; tampoco los tribunales pueden dilapidar recursos humanos y materiales cuando resultan manifiestamente superfluos.
II.- Los costos del proceso: algunos ejemplos
La tramitación de causas judiciales irroga costos, no sólo materiales sino de horas-hombre de trabajo. Ello no se soluciona únicamente con nuevas tecnologías y creando más juzgados, o acortando los plazos. Se hace necesario fundamentalmente, atacar la raíz del problema, que consiste en simplificar los procedimientos.
Teniendo en cuenta el concepto y finalidad del “case management” y dado que su implementación y aplicación a las múltiples situaciones que se pueden plantear  en el ámbito procesal y de organización judicial excedería el presente trabajo, acotaremos el mismo al aspecto referido a los costos del proceso. Ello, enfocado en orden al principio de economía procesal.
Dicho principio, es aquel que inspira todas las soluciones de los códigos que procuran el mayor resultado con el menor costo y esfuerzo. Así las normas que abrevian términos, que simplifican los trámites, limitan a peritos únicos, permiten acumular procesos por conexidad o fuero de atracción, reprimen maniobras dilatorias, liberan de gastos judiciales en asuntos modestos, acuerdan carta de pobreza, etc.
Es así, como sin mengua de la garantía de defensa en juicio debe implementarse un sistema que permita la optimización de recursos humanos y materiales, a fin de lograr una eficaz administración de justicia.
Apuntamos pues, a evitar la repetición innecesaria de actos procesales o la realización de aquellos que importan un aporte mayor de horas-hombre de trabajo.
Así, consideramos obsoleto y que conspira contra la buena gestión procesal- por afectar la economía procesal y garantía de defensa en juicio- el actual sistema de notificaciones, la restricción de los procesos de conocimiento sólo al ordinario y sumarísimo, la restricción de no poder desestimar pretensiones parciales manifiestamente improponibles,  el procedimiento  probatorio, y el sistema recursivo. 
Proponemos seguidamente cambios de actitud que pueden generar una mejor gestión, aun con las falencias del actual sistema.
III.- Manos a la obra; qué puede cambiar inmediatamente; qué áreas precisan de reforma legislativa
a) Lo que puede cambiar inmediatamente:
Puede cambiar inmediatamente la mentalidad y actitud de los operadores jurídicos. La tramitación de procesos judiciales, importa la puesta en movimiento de una infraestructura que irroga gastos. Su destino primordial no puede desvirtuarse dando cabida a argumentaciones y medidas inconducentes, que no tienen relación con el thema decidendum.
Si los abogados no son claros en sus peticiones y los jueces no aplican la economía procesal a sus decisiones, se dilapidan recursos públicos. En tal sentido, bien puede el tribunal ante la falta de requisitos de admisibilidad, proveer todo lo que permita proveerse y supeditar la ejecución de la orden al cumplimiento de los requisitos faltantes.
Tampoco es necesario “convocar a audiencias”, para “agregar pruebas” pues con nuestras propuestas, se puede crear un sistema en el que en un solo acto se fijan plazos preclusivos predispuestos, sin necesidad de cargar la agenda del Tribunal y de las partes y letrados.
Ejemplos y sugerencias prácticas para una buena gestión. Saber invertir minutos para ahorrar horas, utilizando el sistema en vigencia:
Es necesario que los operadores jurídicos tengan visión totalizadora con miras al desarrollo futuro de la actividad procesal en particular y tribunalicia en general. El no tener en cuenta el factor tiempo y ver “el árbol pero no el bosque”, lleva a que aunque a los juzgados se les sorteen la misma cantidad de expedientes, en un juzgado haya “más trabajo” que en otros. Ello, evidenciado en expedientes más voluminosos y obviamente, con mayor tardanza en la satisfacción final de las pretensiones deducidas.
Caso en que el juez preside la audiencia preliminar:
En el caso de los procesos de conocimiento y en aquellos donde se disponga su realización, al estar presente el magistrado, puede hacer pleno uso de las facultades conferidas por el artículo 364 del Código Procesal Civil y Comercial de la Nación. Así, podría desestimar la absolución de posiciones por superflua, atento a las afirmaciones y negaciones de hechos ya insertas en los escritos introductorios del proceso. De tal manera, el juzgado, las partes y letrados habrán ahorrado aproximadamente dos horas-hombre de trabajo (declaraciones del actor, demandado y representante legal de la citada en garantía) además de recursos materiales (sala de audiencias) que podría usarse para otra tarea.
En el caso de los testigos presenciales –ejemplo de  tres por cada parte, total seis- el juez puede sugerir a cada oferente que elija dos. A esos se los citará primero y si les satisface su declaración, no será necesario citar a los restantes. En la audiencia del artículo 360 (preliminar), puede consignarse que prestadas las declaraciones, deberán los oferentes dentro del quinto día manifestar su interés en la fijación de audiencias para los restantes testigos, bajo apercibimiento de tenerlos por desistidos. En los casos de testigos de conocimiento, el juez puede recabar datos sobre su necesidad pues si tienden a acreditar los padecimientos por la lesión, la declaración sería suplida por las pruebas periciales; si se trata de lucro cesante, por prueba informativa. Aquí, tomando sólo los testigos presenciales, (de seis redujimos a cuatro), se ahorran dos cédulas, eventuales pedidos de informes para averiguar domicilios y a una hora por testigo, dos horas-hombre de trabajo de partes, letrados y juzgado.
El oficio al taller mecánico para que se expida sobre la “autenticidad del presupuesto”: ¿Qué se quiere probar? ¿Si ese “papel” emanó de determinado taller mecánico o el costo de las reparaciones del vehículo? Suponiendo que el taller cuente en sus registros con una copia – lo cual haría factible, entonces, los requisitos de procedencia de la informativa- ¿Cuál sería su finalidad? Si ese presupuesto dijera que la reparación es notoriamente excesiva, aunque fuere “auténtico” no dilucida el hecho controvertido del costo. Entonces, el juez podría desestimar dicha prueba por superflua, pues estaría cubierto con el respectivo punto de pericia mecánica. Con ello, la parte y el letrado ahorran confeccionar un oficio y el tribunal, los proveídos correspondientes.
Pericial contable: Si se reconoció la cobertura, esta prueba sería innecesaria.
Si de la lectura de la contestación de demanda, el juez concluye que no se desconocieron cartas documento ni la titularidad del vehículo, no serán necesarias las correspondientes informativas subsidiarias. Asimismo, de acordarse una suspensión de plazos para realizar tratativas conciliatorias, el juez sin perjuicio de hacer lugar a ello, podría igualmente expedirse sobre las pruebas que habrían de producirse de no arribarse a acuerdo alguno, reanudándose el trámite a petición de cualquiera de las partes. Con ello, de no arribarse a acuerdo, se evita la pérdida de tiempo que irrogaría fijar una nueva audiencia y además, que el juez tenga que volver a los escritos introductorios para determinar qué pruebas son las procedentes.Se tiende a la paz social, con ahorro de costos.
¿Cuánto tiempo destinó el tribunal y cuánto ahorró? Menos de una hora para compulsar el expediente previo a la audiencia más una hora y media para el intento de conciliación y proveer las pruebas. Total para el juez: Entre dos horas y dos horas y media. Más una hora y media del empleado que participó con el juez en la audiencia. Total para el Estado: al menos cuatro horas-hombre de trabajo.
Caso que la audiencia preliminar la tome un empleado (pese a que la ley es clara, en que debe hacerlo el juez):
Evidentemente, le llevará en ese momento menos tiempo para luego proveer a todas las pruebas, pues no se tolerará que esas facultades las ejerza alguien distinto del juez. Ese juzgado y los letrados que allí litigan, trabajaran inútilmente pues los expedientes serán más voluminosos y insumirá todo más tiempo al tomarse todas las audiencias, oficios y pericias aunque sean innecesarios, lo que traerá aparejado mas cédulas, escritos, oficios y visitas al tribunal.
Observamos como, de manera exponencial, innecesaria y contraria a los fines de la justicia en el segundo caso, todos trabajan mucho más. Ello considerando que ambos juzgados tienen igual cantidad de expedientes y de personal. Lo que varia, es la gestión procesal. Como puede apreciarse, la falla segundo juzgado está en la gestión, en la inadecuada distribución de tareas y en quizás, no haber realizado evaluaciones como las indicadas precedentemente.
En el bien gestionado, se tiene en cuenta el costo que significa cada tarea y la finalidad a que está destinada, existiendo consustanciación con los objetivos que deben inspirar las tareas de un tribunal de justicia, la forma adecuada de llevarla a cabo, y en suma, una visión totalizadora en cuanto a que todo incide en cada proceso.
b) Qué áreas precisan de reforma legislativa:
A lo largo de las ideas expuestas en la presente ponencia, hemos esbozado ideas tendientes a lograr un proceso más ágil, con plenas garantías de defensa en juicio, pero con muchos menores costos en recursos humanos y materiales.
Por más que se lograra el objetivo de cambio de mentalidad enunciado en el punto anterior del presente capítulo, vemos que ello no sería suficiente si ello no se ve acompañado de una modificación legislativa. Es así, que para el ámbito de aplicación del Código Procesal Civil y Comercial de la Nación Argentina, proponemos lo siguiente:
1.- Mediación:
Las medidas probatorias que se hacen en mediación, como ser, revisión del requirente por médicos de la aseguradora, en caso de accidente de tránsito, podría realizarla un médico de las listas de perito. Si no se arriba a acuerdo conciliatorio, se podría aprovechar ese informe pericial

2.- Facultad del juez de  adecuación del procedimiento, al grado de complejidad:

El sistema vigente en el ámbito nacional, tiene solo dos procesos de conocimiento. El ordinario y el sumarísimo. Es así, como se utiliza el mismo proceso ordinario, tanto si se reclama por cobro de seis mil pesos, como en otros de alta complejidad.
El Código Procesal Civil y Comercial de la Nación en vigencia, contiene normas que autorizan al juez a readecuar el procedimiento y acortar los plazos. A modo de ejemplo, el artículo 203 referido ampliación, mejora o sustitución de la medida cautelar decretada, en su último párrafo establece que “...la resolución se dictará previo traslado a la otra parte por el plazo de cinco días, que el juez podrá abreviar según las circunstancias...” (el destacado nos pertenece). Por otra parte, el artículo 36 inciso 3° del citado cuerpo normativo, dispone entre los deberes y facultades ordenatorias e instructorias del órgano judicial, la de “...proponer a las partes fórmulas para simplificar y disminuir las cuestiones litigiosas surgidas en el proceso o respecto de la actividad probatoria...”.
Proponemos que se amplíen esas facultades al fijar el trámite, pues no resulta razonable y hasta atenta contra la garantía de defensa en juicio, que exista un único proceso ordinario sin distinción de complejidad jurídica y probatoria. Podría haber categorías de complejidad con diferentes plazos para contestar la demanda (15 días los menos complejos, 30 una categoría de mayor complejidad, 45 para una de gran complejidad, etc.).
Ello, hará a la buena gestión judicial.
3)  El sistema de notificaciones:
Donde se advierte mayor dispendio de actividad, es en el sistema de notificaciones y su incidencia con la duración de los procesos. La eficacia de los juicios se halla directamente vinculada al sistema de conocimiento o notificación de las resoluciones judiciales.
El código procesal Civil y Comercial de la Nación, establece como principio general, el de la notificación “automática”, también denominada “por nota” o “ministerio legis”. La excepción, es la notificación por cédula la que puede sustituirse mediante acta notarial (No todos los litigantes cuentan con recursos para abonar los honorarios de un escribano) o mediante carta documento (siempre y cuando no deban acompañarse copias de escritos u otros documentos).
También existen la notificación mediante edictos, personal (acta labrada en el expediente y la notificación tácita.
Con respecto a las cédulas y al tiempo que demanda entre que se deja para su diligenciamiento en el tribunal y su agregación al expediente, los Dres. Morello y Kaminker en el trabajo ya citado, realizaron un pormenorizado y alarmante estudio de la incidencia de las notificaciones por cédula en la duración de los procesos. A 11 días hábiles desde que se deja la cédula hasta que se agrega diligenciada al expediente,  da por resultado ¡cuatrocientos cincuenta y un días hábiles! (451). Algo más de dos años .
El Código Procesal de Venezuela dispone que solo se notifique por cédula  el traslado de la demanda. Se entiende que, a partir del conocimiento de la existencia del juicio, las partes están a derecho y por ello, queda a su cargo saber qué ocurre en el juicio, lo que libera entonces al tribunal de todo lo relativo a tales cuestiones.
Quienes abogan por el sistema de notificación “por correo electrónico”, olvidan que actualmente  los tiempos del proceso  lo manejan los letrados, “dosificando” ello con el impulso de las notificaciones. En tal sentido, salvo estudios con varios  abogados, la realidad nos lleva a que la mayoría de ellos no se subordinarán voluntariamente a la notificación electrónica. Nos preguntamos, a quién debe beneficiar la ley, al litigante descreído de la justicia o a su abogado.
Ya habíamos criticado el sistema de notificaciones,  en ocasión de entrar en vigencia la última reforma al citado código . Consideramos que solo procedería la notificación domiciliaria, en los casos de primera citación a quién será parte o  citación de personas extrañas al proceso;  notificación de la sentencia, notificación de medidas cautelares, puesta del expediente en letra luego de haber estado archivado o paralizado, citación de profesionales  antes de dar por terminado un proceso o disponer entrega de fondos o cosas, inscripción de bienes registrables o dar por terminado un proceso.
Todos los demás actos procesales, deben notificarse “por nota”, máxime ante el avance de la informatización.
 4) Facultad del magistrado de adecuación del procedimiento, conforme a la mayor o menor dificultad probatoria. Sistema preclusivo preordenado en la audiencia preliminar:
Fijar un plazo de prueba de solo cuarenta días hábiles en caso de alta complejidad, resulta exiguo. Además, dicho plazo no suele cumplirse.  Por otra parte, el instituto de la “negligencia” y “caducidad “en la producción de pruebas, apunta a evitar la demora innecesaria en el trámite del proceso, cuando en realidad hay quienes lo utilizan con la finalidad de cercenar probanzas al contrario de los hechos que afirmara. Cabe entonces  modificar el sistema en aras de arribar a soluciones justas, y no a una utilización automática de las facultades procesales, con el solo fin de lograr ventajas.
En razón de ello, proponemos entonces que dentro de un margen amplio que podría fijar la ley; sea el magistrado como director del proceso y administrador de los recursos humanos y materiales que le han sido confiados, quien establezca las oportunidades para realizar determinados actos procesales, con efectos preclusivos.
Dicha facultad (En realidad, sería un auténtico “deber”), habrá de ejercerla el magistrado en oportunidad de celebrarse la audiencia preliminar (artículos 360 y concordantes del Código Procesal Civil y Comercial de la Nación), de acuerdo al tenor de las pretensiones incoadas en los escritos introductorios.
Proponemos entonces, que en la mencionada audiencia preliminar, de no lograrse un acuerdo conciliatorio; cuando el juez determine cuales serán las pruebas que resulten procedentes, el magistrado determine el plazo para presentar todas esas probanzas.
De ese modo, las partes podrían acompañar todas las pruebas producidas y en un plazo de cinco días o más  – a contar de la fecha predeterminada en la audiencia preliminar- , expedirse sobre ellas en un plazo similar (o mayor), y en su caso, impugnar o pedir explicaciones (idoneidad de testigos, veracidad de los informes, pericial).
Así, se garantiza el derecho de defensa en juicio, pues cada parte tiene la posibilidad de contralor de las pruebas producidas por la contraria, aplicándose el principio procesal de concentración y de saneamiento del proceso. 
Sistema propuesto: Supresión de la confesional, pues la afirmación y negación de los hechos, ya se habría expresado en los escritos introductorios del proceso y para quién no se presentó, ello debería actuar como una presunción en su contra.
INFORMATIVA: Salvo aquella que contestan directamente al Juzgado los informantes – y cuyo derecho a impugnación, se diferiría a la oportunidad procesal indicada anteriormente -,  retirando la contestación el propio letrado o contestándole directamente a él, en su estudio. Nos preguntamos. ¿Para qué obligar a acreditar el diligenciamiento, con el costo que ello implica para estudios jurídicos y tribunales? ¿Para qué tener que llevar contestaciones, una por una, teniendo que buscar y encasillar cada vez el expediente, despacharlo y firmarlo?
Si hubiera que diligenciar diez oficios cuya contestación acompaña la parte, ello importaría multiplicar la operación por veinte, tanto para el estudio jurídico como para el juzgado.
Con nuestra propuesta, todo ese dispendio de actividad jurisdiccional y de partes podría reducirse a una única vez.
TESTIMONIAL: El sistema vigente, autoriza a prestarse la declaración testimonial en el estudio del abogado, en los casos de medidas cautelares y beneficio de litigar sin gastos (Artículos 197 y 79 del  Código Procesal Civil y Comercial de la Nación)
La realidad tribunalicia, muestra que las declaraciones testimoniales suelen prestarse ante un empleado. Podría entonces, llevarse a cabo en las oficinas de los mediadores (Que son fedatarios en cuanto al acta de mediación, a quienes podría extenderse dicha facultad y por supuesto, el eventual aumento de su remuneración). Si hay oposiciones, podrían llevarse en una sola vez al juzgado y resolverse una sola vez, o consultar el mediador al Tribunal si la audiencia se realiza en horario tribunalicio. . Y si es necesario citar al testigo por la fuerza pública, nada obstaría a acompañar una constancia del mediador y requerir al juez, que utilice su imperium al respecto.
PERICIAL: El perito ya debería venir sorteado por computadora, en la carátula del expediente (al menos, las especialidades más utilizadas, según el fuero y el objeto del proceso). Además, ¿Qué sentido tiene acompañar la pericia e impugnaciones al juzgado, donde el juez no tiene participación alguna en ese estadio del proceso? El informe, lo retiran  las partes de la oficina del  perito. Las partes le pueden pedir explicaciones al perito, por escrito. Luego, el perito acompañara la pericia, pedido de explicaciones, su contestación  e impugnaciones, en un solo acto al juzgado. Caso contrario, puede ser sancionado con pérdida de honorarios, exclusión de listados, multas, etc.

Todo ello, no excluye las facultades del Juez dispuestas en los arts. 36, 473 y concordantes del Código .Procesal.
Sintetizando nuestra propuesta, se observa entonces el establecimiento de un procedimiento flexible, permitiendo su adecuación a las reales necesidades de la mayor complejidad o no del “thema decidendum”. A su vez, la posibilidad, de establecer un sistema de preordenado de oportunidades procesales con efectos preclusivos. Ello no excluye las cargas procesales, y se garantiza plenamente la garantía de defensa en juicio, pues cada parte tuvo la posibilidad de conocer en la audiencia preliminar, la fecha en la que debería acompañar toda su prueba y la contraria, la posibilidad de impugnación de las mismas.
Con ello, existe plena aplicación del principio de concentración, celeridad, saneamiento y preclusión; con aprovechamiento pleno de los recursos humanos y materiales favoreciendo la buena gestión judicial.
Los estudios jurídicos, verán disminuidas notoriamente las oportunidades en que deban concurrir al juzgado. A su vez éste, verá notoriamente reducidas las horas-hombre de trabajo, pues se concentraría todo en menos  proveídos, firmas y movimientos del expediente; o al menos en muchos menos proveídos referidos a las informativas. Las periciales, ya estarías presentadas y sustanciadas y un solo proveído lo agregaría y haría saber (se supone que tanto el perito y las partes, cuentan con copias de la pericia, pedido de explicaciones e impugnaciones) y mediante una sola resolución, el juzgado se expediría sobre las eventuales oposiciones en las testimoniales.
5) Supresión del “acuse de negligencia” y “acuse de caducidad” de cada una de las medidas probatorias:
Con la propuesta anterior, se elimina el “acuse de negligencia”, pues la prueba que no se produjo en el plazo fijado en la audiencia preliminar, queda automáticamente eliminada. Se evitan acuses, traslados, interlocutorios y pérdidas de tiempo. De formularse algún cuestionamiento, se concentraría todo en un único escrito, un solo traslado y el Tribunal decidiría mediante una única resolución, propendiendo así a los principios de celeridad, concentración y economía de medios y gastos materiales.
6) Desestimación parcial de cuestiones improponibles, tanto en el primer proveído de los escritos introductorios como en la audiencia preliminar:
Siguiendo el principio de “quien puede lo más, puede lo menos”, observamos que si se puede desestimar in limine una demanda improponible en su totalidad, también se lo podría hacer en forma parcial, respecto de algunas pretensiones.
 Si existe jurisprudencia pacífica del fuero o de la Corte Suprema que el magistrado comparte, debería el sistema permitir hacerlo saber a tiempo, a fin de evitar a las partes y al propio tribunal, gastos inútiles.  Se impone pues su modificación, permitiendo lo antedicho mediante resolución fundada.
7) Concentración de las apelaciones y consecuentes elevaciones del expediente al tribunal de alzada:
A fin de economizar trámites y costos en el proceso ordinario, solo debe ser apelable con efecto suspensivo la sentencia y con efecto devolutivo la concesión de medidas cautelares. El resto de de las apelaciones de providencias simples que causen gravamen irreparable y de interlocutorias con exclusión de las referidas a producción, sustanciación y denegación de pruebas, debe concederse con efecto diferido.
IV.- Conclusiones y ponencia
Sin mengua de la tercerización de funciones judiciales correspondientes a ejecución de medidas ya adoptadas, delegándolas en las partes (audiencias de testigos en los estudios de los abogados, pedidos de informes, etc.), debe ser el magistrado actuante el que disponga de las medidas necesarias para lograr el fin último perseguido – dar respuesta a las pretensiones de las partes- con el menor costo. Proponemos de “lege lata”, la utilización plena de las facultades que confiere la ley, (Ej. Art- 364 C. Proc, desestimación de pruebas superfluas en la audiencia preliminar). Asimismo, de lege ferenda la reforma procesal que sugerimos, para una mejor gestión, pues el juez administra recursos además de dirigir el proceso.